Могут ли насильно отправить в командировку. Отправляем в командировку: пошаговая процедура. К уважительным причинам также можно отнести
Время от времени работники любой фирмы ездят в командировки. Это требует определенных затрат: на проезд, проживание в гостинице, питание и т. д. Чтобы такие затраты бухгалтер смог списать на расходы фирмы, необходимо оформить соответствующие документы. Многие из них должна подготовить кадровая служба.
Но прежде чем перейти к оформлению документов, надо ответить на ряд вопросов:
- что считать командировкой;
- кого можно направлять в командировку;
- какова предельная продолжительность командировки и т. д.
Начнем по порядку.
Что считать командировкой
Понятие командировки
Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению руководителя. При этом местом постоянной работы считают подразделение, в котором сотрудник работает в соответствии с трудовым контрактом или приказом о приеме на работу. Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис, это тоже будет командировкой. И наоборот.
Работа некоторых сотрудников постоянно протекает в пути или носит разъездной характер. Это, например, курьеры, водители, экспедиторы и другие работники. Таким работникам также необходимо возмещать связанные с поездками расходы по найму жилого помещения, на проезд и другие (ст. 168.1 ТК РФ). Перечень работ, профессий и должностей сотрудников, работа которых носит разъездной характер, устанавливают в коллективном договоре или в приказе руководителя фирмы.
Кто поедет в командировку
В командировку можно направить только штатного работника, с которым заключен трудовой договор. Однако одного этого условия недостаточно.
Согласно Трудовому кодексу, нельзя направлять в командировки:
- беременных женщин;
- сотрудников, не достигших 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также профессиональных спортсменов);
- сотрудников, работающих по ученическому договору (если командировка не связана с их профессиональной подготовкой).
Если у женщины двое детей в возрасте до трех лет, то направить ее в служебную командировку можно только с письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями. При этом таких сотрудниц надо письменно уведомить об их праве отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ).
Аналогичные права предоставлены работникам, имеющим несовершеннолетних детей_инвалидов или инвалидов с детства, а также сотрудникам, которые ухаживают за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.
Отъезд внештатного работника
Поездку работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, подряда или поручения), командировкой не считают. Однако фирма может возместить такому работнику расходы по поездке. Для этого нужно, чтобы понесенные затраты были:
- непосредственно связаны с оказанными услугами (выполненными работами);
- документально подтверждены.
Кроме того, условие о компенсации затрат нужно указать в договоре. Тогда работнику не придется платить с них налог на доходы физлиц, а фирме – страховые взносы во внебюджетные фонды и взносы «по травме».
Бывает, что в командировку отправляют человека, который не состоит с фирмой в официальных отношениях. На это могут быть самые разные причины: сотрудник может числиться в штате «дружественной» фирмы или же вообще получать неофициальную зарплату.
Обратите внимание: инспекторы могут посчитать выплаты этому сотруднику не компенсацией за командировку, а его доходом. В таком случае в споре с проверяющими используйте следующие аргументы.
То, что сотрудник исполняет задание фирмы, уже свидетельствует о выполнении им трудовых обязанностей. А раз человек приступил к работе, трудовой договор автоматически считают заключенным (ст. 67ТКРФ), даже если он не оформлен на бумаге. Поэтому никакие налоговые последствия фирме и работнику не грозят. Такого же мнения придерживаются и арбитражные суды (постановления ФАС Московского округа от 5 декабря 2003 г. №КА_А40/ 9726_03 и ФАС Волго-Вятского округа от 29 июля 2003 г.№А31_541/ 1).
Однако, чтобы избежать претензий при проверке, на время командировок с внештатными работниками лучше оформлять срочные трудовые договоры.
Сколько длится командировка
Срок командировки в каждом конкретном случае определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Так сказано в пункте 4 постановления Правительства от 13 октября 2008 г. №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
При этом минимальный срок служебной командировки не установлен. Так что она может продолжаться даже один день.
Днем выезда в командировку считают дату отправления поезда, самолета, автобуса и т. д. из места постоянной работы сотрудника, а днем приезда – дату прибытия транспортного средства обратно. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считают текущие сутки, а с 0.00 и позднее – следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, нужно учитывать время, необходимое, чтобы доехать до них.
Документы для командировки
Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить:
- служебное задание (форма № Т_10а);
- приказ о направлении сотрудника в командировку по форме № Т_9 или Т_9а;
- командировочное удостоверение (форма № Т_10).
Служебное задание (форма № Т410а)
Служебное задание для направления сотрудника в командировку оформляет его непосредственный руководитель.
Для этого он должен воспользоваться типовым бланком. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Что нужно указать
В служебном задании указывают:
- фамилию, имя, отчество сотрудника, его должность;
- структурное подразделение (цех, отдел), в котором числится сотрудник;
- место командировки (страну, город, название фирмы);
- дату начала и дату окончания командировки;
- продолжительность командировки;
- название фирмы, оплачивающей расходы по поездке;
- основание для направления сотрудника в командировку.
Документ подписывает руководитель подразделения, в котором работает командируемый сотрудник, и утверждает руководитель фирмы. Затем служебное задание передают в кадровую службу, где на его основании кадровик готовит приказ о направлении сотрудника в командировку.
После возвращения из командировки сотрудник на том же бланке служебного задания должен заполнить раздел 11 «Краткий отчет о выполнении задания». Отчет утверждает руководитель структурного подразделения, направивший сотрудника в командировку.
Служебное задание нужно хранить в архиве фирмы в течение пяти лет.
В июле менеджера отдела сбыта ЗАО«Вымпел» (г. Москва) Иванова направили в служебную командировку в г. Санкт-Петербург. Цель командировки – заключить договор о продаже партии готовой продукции с ООО«Нева». Срок командировки – 7 дней.
Во время командировки Иванов подписал договор №П-32/871 о продаже готовой продукции ООО «Нева». (Скачать служебное задание о направлении в командировку )
После этого документ вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом передают в бухгалтерию.
Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т49, Т49а)
На основании служебного задания кадровая служба составляет приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку.
Для подобных приказов предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Когда используют формы
Форму №Т_9 используют при командировании одного, а форму№Т-9а – при командировании нескольких сотрудников организации.
В приказе обязательно указывают:
- фамилию, имя, отчество командируемого сотрудника;
- его профессию (должность);
- структурное подразделение, где он работает;
- цель, время и место командировки.
Кроме того, здесь приводят источник оплаты командировочных расходов (за счет фирмы, направившей сотрудника в командировку, или за счет принимающей стороны).
Приказ о командировке подписывает руководитель фирмы. Командируемые сотрудники должны ознакомиться с приказом и расписаться в нем.
Приказ оформляют в одном экземпляре и хранят в архиве пять лет. (Скачать образцы приказов о направлении сотрудников в командировку )
Командировочное удостоверение (форма № Т410)
Наряду с приказом о направлении в командировку кадровая служба выписывает командировочное удостоверение. На его основании бухгалтерия выплачивает сотруднику суточные.
Для командировочного удостоверения предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
В бланке удостоверения есть специальный раздел, в котором сотрудник должен сделать отметки в каждом пункте назначения о времени своего прибытия и убытия. Эти отметки надо заверить печатью организации, в которую откомандирован этот сотрудник.
Когда удостоверение можно не оформлять
Командировочные удостоверения могут не оформлять:
- филиалы и представительства иностранных фирм;
- фирмы, которые направляют сотрудников в загранкомандировки (дату въезда в страну и дату выезда из нее можно узнать из загранпаспорта командированного).
Командировочное удостоверение также можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки к месту постоянной работы в день отъезда.
Удостоверение оформляют в одном экземпляре и хранят в архиве фирмы пять лет.
Образец командировочного удостоверения показан на следующей странице.
Все командировочные удостоверения регистрируют в специальном журнале. Отдельный журнал заводят для регистрации удостоверений сотрудников, прибывших в командировку из других организаций. (Скачать пример командировочного удостоверения )
В этой статье будет дана пошаговая инструкция отправки сотрудника в командировку, а также приведены разъяснения относительно того, какие нюансы командировок существуют, и кого из работников нельзя отправлять.
Пошаговая инструкция
Для начала следует отметить, что вопрос командирования работников предприятий и организаций регламентируется Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства РФ за №749 от 13 октября 2008 года, и рядом других российских законодательных актов.
Для того, чтобы отправить работающего по найму человека в командировку, необходимо выполнить следующие действия:
- Для начала руководитель принимает решение о том, кого необходимо командировать. В данной ситуации следует принимать во внимание определенные Трудовым кодексом РФ и другими нормативно – правовыми актами категории работников, которые запрещено отправлять в деловые поездки.
- После того, как соответствующее решение было принято и выбор пал на работника, который относится к одной из категорий, определенных трудовым законодательством, следует получить согласие такого работника, письменно ознакомив его о предполагаемой поездке. В обозначенную категорию входят: отец – одиночка; лицо, являющееся опекуном несовершеннолетних детей; мать, воспитывающая ребенка в возрасте до 5 лет без супруга; лицо, воспитывающее ребенка – инвалида; служащий компании, который осуществляет уход за больным членом семьи при наличии соответствующего медицинского заключения.
- Когда решение принято, и получено требуемое согласие, оформляется приказ руководителя на служебную командировку. Подготовить такой приказ можно, как по форме Т–9, так и по форме, разработанной самим предприятием. Существует перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный Приказом Министерства культуры РФ за №558 от 25 августа 2010 года, для которых установлены определенные сроки хранения. Так в случае издания приказа о продолжительной зарубежной командировке либо командировке внутри страны срок хранения такого документа составляет 75 лет. Что касается краткосрочных деловых поездок, то для приказов по ним установлен 5-летний срок хранения.
- Согласно пункту 10 обозначенного выше Положения, работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс, который позволяет оплатить расходы на проезд и наем жилого помещения, и другие дополнительные затраты, связанные с проживанием. В последнем случае речь идет о так называемых суточных. Если подчиненный командирован туда, откуда есть возможность ежедневно возвращаться на место постоянного жительства, то в этой ситуации суточные не выплачиваются. Сумма, которую должен получить работник, определяется с учетом продолжительности деловой поездки, стоимости проезда, расходов на оплату жилья, а также размера суточных, установленных для командировок, как внутри страны, так и за ее пределами. В случае командирования за пределы российского государства оплата перечисленных расходов осуществляется в иностранной валюте в соответствии с требованиями Федерального закона за №173 – ФЗ от 10 декабря 2003 года «О валютном регулировании и валютном контроле».
- Учет выбытия командируемых сотрудников должен осуществляться в соответствующем журнале выбытия, а его возвращение – в журнале прибытия. Ответственность за ведение этих журналов возлагается приказом руководителя на одного из сотрудников организации.
- Нельзя забывать и о табеле учета рабочего времени, где должна быть сделана запись о фактически отработанном времени и времени пребывания в командировке.
- В течение 3 рабочих дней после того, как сотрудник вернулся из служебной поездки, он обязан представить авансовый отчет об израсходованной в поездке сумме и окончательно рассчитаться по выданной авансом сумме. К подготовленному отчету должны прилагаться документы, подтверждающие сумму понесенных расходов.
Нюансы командировок и кого нельзя отправлять
Довольно часто при направлении работников в служебную поездку возникают нюансы, разобраться в которых бывает непросто.
Так, например, встает вопрос о том, каким образом оплачивается командировка работника. Согласно действующим правилам, в случае направления сотрудника в деловую поездку за ним сохраняется среднедневной заработок.
Помимо того, бывают случаи, когда в служебную поездку направляют сотрудника, работающего по совместительству. В этом случае порядок командирования и оплаты расходов осуществляется на тех же основаниях, что и у остальных работников организации. Если в командировку сотрудника направляют с обоих рабочих мест, то средняя заработная плата сохраняется по всем занимаемым позициям. Если решение о командировке было принято только одним работодателем, то на втором месте работы придется взять бесплатный либо оплачиваемый отпуск.
Бывают случаи, когда в поездку направляют сотрудника, являющегося иностранным гражданином. Такие сотрудники могут работать только на территории субъекта РФ, где им был оформлен патент.
Отправлять в командировку иностранных сотрудников в другие субъекты РФ можно максимум сроком до 40 дней в течение каждого года.
Что касается служебных поездок за рубеж, то в этом случае подобные ограничения отсутствуют.
Также возможна ситуация, когда командированного сотрудника увольняют по причине того, что он, например, своевременно не приступил к выполнению задания либо прервал служебную поездку. Чтобы уволить сотрудника, который был направлен в деловую поездку на длительный срок, для начала следует его отозвать. Вместе с тем, работодатель должен получить разъяснения относительно сложившейся ситуации, а также вернуть оставшиеся авансовые средства.
Никто не застрахован от смертельного случая, который может произойти в ходе деловой поездки. Согласно статье 184 Трудового кодекса все затраты, связанные с выяснением причины смерти работника могут быть учтены как расходы, благодаря которым возможно снижение налогооблагаемой базы.
Что же касается вопроса о том, кого запрещено отправлять в служебную поездку, то в соответствии с действующим трудовым законодательством это могут быть исключительно штатные сотрудники, с которыми заключен контракт.
Однако в этом правиле существуют некоторые ограничения. Так, в деловую поездку запрещено отправлять:
- женщин, вынашивающих ребенка;
- несовершеннолетних сотрудников;
- сотрудников, с которыми подписан ученический контракт.
Заключение
Таким образом, существует масса особенностей, которые необходимо учитывать в таком, казалось бы, несложном вопросе, как служебная командировка. Однако в случае несоблюдения предъявляемых законодательством требований, последствия могут быть самыми плачевными, как для сотрудника, так и для работодателя.
В настоящее время практически ни одна компания не обходится без командировок - то с поставщиками нужно заключить договор, то уладить вопросы с заказчиками (например, настроить поставляемое оборудование) и пр. Сегодня пошагово рассмотрим процедуру направления в командировку сотрудника и укажем на типичные ошибки работодателей при этом.
Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением , утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 .
1. Выбираем, кого направить. Первым делом стоит вспомнить об ограничениях, которые установлены трудовым законодательствам. Так, некоторых работников вовсе запрещено направлять в служебные поездки, а некоторых можно, но только с их письменного согласия.
В силу ст. 259 ТК РФ запрещается направление в служебные командировки беременных женщин. Запрещено направлять в служебные поездки и несовершеннолетних (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252 ).
Обратите внимание!
В период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ ).
Кроме этого, обратите внимание на программу реабилитации инвалида, если в командировку планируется направить именно его. Если в данном документе содержится запрет на служебные поездки, направление в командировку инвалида будет неправомерным и может повлечь административную ответственность для работодателя. Это следует из ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181‑ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» : инвалидам, занятым в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, создаются необходимые условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации инвалида .
Направление в командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Напомним, что порядок выдачи медицинскими организациями таких заключений утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 02.05.2012 № 441н .
Здесь важно понимать, что именно медицинское заключение имеет значение для работодателя - справка не подойдет. Заключения выдаются гражданам по результатам проведенных медицинских освидетельствований, медосмотров, диспансеризации, решений, принятых врачебной комиссией, а также в иных случаях. А вот справки выдаются врачами (в отдельных случаях фельдшерами и акушерами) на основании записей в медицинской документации гражданина либо по результатам медицинского обследования.
Отметим, что получить письменное согласие на командировку и проверить наличие медицинских противопоказаний необходимо, если планируется, что в командировку поедет (ст. 259 , 264 ТК РФ ):
- отец, воспитывающий детей без матери;
- опекун (попечитель) несовершеннолетних;
- мать (отец), воспитывающая(ий) без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
- работник, имеющий ребенка-инвалида;
- работник, осуществляющий уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
Общество с ограниченной ответственностью «Апрель» (ООО «Апрель») Исх. № 12/4 Менеджеру по связям с общественностью от 15.04.2015 А. И. Пономаревой Уважаемая Анна Ивановна! Просим Вас дать согласие на направление в служебную командировку с 20.04.2015 по 25.04.2015 в ВЗАО «Нижегородская ярмарка», находящееся в г. Нижнем Новгороде, для участия в выставке «СадExpo 2015». Дополнительно уведомляем Вас о том, что Вы на основании ст. 259 Трудового кодекса РФ имеете право отказаться от направления в служебную командировку, так как имеете ребенка в возрасте до трех лет. Директор Иванов В. П. Иванов Согласна на командировку. С правом отказаться от служебной поездки ознакомлена. Менеджер по связям с общественностью, Пономарева, 15.04.2015 |
Конечно, работник может выразить свое согласие или несогласие на командировку и в виде отдельного документа, например заявления, которое он подаст в кадровую службу. В таком случае в уведомлении целесообразно указать, в какие сроки сотрудник должен принять решение, например: «О принятом решении вы можете сообщить отдельным заявлением, которое должны предоставить в отдел кадров до … (такого‑то числа)».
3. Издаем приказ. Прежде, чем говорить о приказе, напомним, что раньше для направления в служебную командировку нужно было оформить работнику служебное задание и командировочное удостоверение. Однако в связи с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в Положение , оформление данных документов отменено. Они использовались для подтверждения нахождения сотрудника в определенные сроки в конкретном месте для возмещения расходов в связи с командировкой. Но различные ведомства писали, что в некоторых случаях отметки в командировочном удостоверении не могут быть проставлены физически (например, при переговорах с физическими лицами), поэтому факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами - приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку, проездными документами, счетом гостиницы (письма Минфина РФ от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7, Минтруда РФ от 14.02.2013 № 14-2-291 ).
К сведению
Поскольку необходимость оформления служебного задания и командировочного удостоверения отпала, именно в приказе о направлении в командировку надо как можно более подробно прописать служебное поручение, то есть цель поездки, а также сроки выполнения этого поручения.
До 08.01.2015 в качестве основания издания приказа обычно указывалось служебное задание, так как согласно прежней редакции Положения цель командировки работника определялась руководителем командирующей организации и указывалась в служебном задании, которое утверждалось работодателем.
После названной даты в качестве основания для издания приказа можно указывать реквизиты документов (при их наличии), в соответствии с которыми требовалось направление работника в командировку (договора с контрагентом, приказа о проведении проверки, приглашения на выставку и пр.).
Поскольку организация вправе по-прежнему оформлять служебные задания на командировки и требовать от работников отчеты об их выполнении (если это предусмотрено локальными нормативными актами), в качестве основания приказа можно указывать и служебное задание.
К сведению
Для направления работника в командировку можно издать приказ по унифицированной форме Т-9 (Т-9а для командирования группы сотрудников) или по форме, разработанной и утвержденной самой организацией.
Приказ подписывается руководителем организации (или иным уполномоченным на это лицом) и с этим документом знакомят сотрудника под роспись.
Отдельно скажем про срок хранения. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения , утвержденному Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 , приказы о направлении в командировку нужно хранить (п. 19 ):
- в течение 75 лет - если приказы изданы о длительных внутрироссийских или зарубежных командировках, а также о командировках работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
- в течение пяти лет - если приказы о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.
Общество с ограниченной ответственностью «Весна» (ООО «Весна») Приказ № 31 о направлении работника в командировку Направить в командировку Иванова Ивана Ивановича, ведущего специалиста отдела информационных технологий, в ООО «Лето», находящееся в г. Арзамас Нижегородской области, сроком на 3 (три) дня с 21 по 23 апреля 2015 г. с целью оказания услуг по установке программного обеспечения, предназначенного для управления перемещениями подвижных узлов поставляемых станков. Основания: договор поставки от 13.01.2015 № 24, заключенный между ООО «Весна» и ООО «Лето», служебная записка начальника отдела информационных технологий П. П. Петрова о необходимости проведения установки программного обеспечения от 13.04.2015. Директор Сидоров С. С. Сидоров С приказом ознакомлен. Иванов, 14.04.2015 |
Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер формы 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210‑У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» ).
На основании приказа о направлении в командировку бухгалтер рассчитывает предварительную сумму расходов, связанных с поездкой, согласует ее с руководителем подразделения командированного работника и главным бухгалтером.
Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, указанной в приказе о направлении в нее, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в организации для командировок по России и за ее пределы. Если сотрудник направляется в командировку за пределы РФ, оплата и возмещение расходов в иностранной валюте (включая выплату аванса или погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте) осуществляются с учетом Федерального закона от 10.12.2003 № 173‑ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (п. 16 Положения ).
5. Фиксируем выбытие сотрудника. На основании п. 8 Положения работодатель обязан вести учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Делается это в соответствующих журналах. Согласно Приказу Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) должен назначить сотрудника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия.
Форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, приведена в приложении 2 к данному приказу. Отражаются сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, наименовании организации, в которую он командируется, пункте назначения.
Отметим, что формой предусмотрена графа «Дата и номер командировочного удостоверения». Так вот: с момента внесения изменений в Положение , то есть с 08.01.2015, эта графа будет оставаться незаполненной.
Обратите внимание!
Работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления.
6. Ставим отметки в табеле учета рабочего времени. Поскольку в силу ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником, время нахождения в командировке необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени. Напомним, что учет рабочего времени осуществляется в табеле и работодатель вправе применять как унифицированную форму Т-13 из Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2014 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» , так и форму табеля, разработанную самостоятельно.
На основании п. 8 Положения фактический срок пребывания в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае его проезда к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).
Дни отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» (или «06» - «служебная командировка»), при этом количество отработанных часов не проставляется.
7. Принимаем отчет. По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной поездкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы.
По расходам на проезд, жилье и иным тратам, произведенным с ведома работодателя, сотрудник должен отчитаться. А вот за суточные ему отчитываться не нужно - основанием их выплаты будет количество дней командировки, записанное в приказе о направлении в служебную поездку.
К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Напомним, что организации применяют форму авансового отчета АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 .
К сведению
Для организаций государственного сектора установлена другая форма авансового отчета, как и табеля учета рабочего времени. В настоящее время на регистрации в Минюсте находится Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению». С момента вступления в силу данного приказа названные учреждения должны будут использовать формы, утвержденные им.
Типичные нарушения
При направлении сотрудников в служебные поездки работодатели совершают достаточно большой спектр ошибок, начиная от неправильного оформления и заканчивая неправильным возмещением расходов.Некоторые работодатели:
- направляют в служебные поездки работников, которых запрещено туда направлять;
- не знакомят работника с правом отказаться от командировки, когда в силу ТК РФ обязаны были сделать это;
- требуют от работника во время служебной поездки выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором;
- не отражают командировку в табеле учета рабочего времени;
- не издают приказ о направлении в командировку.
Подведем итог
После внесения изменений в Положение оформление служебной поездки упростилось - отпала необходимость составлять служебное задание и командировочное удостоверение. Основным документом, подтверждающим нахождение работника в командировке, является приказ о направлении в служебную поездку. Но не забывайте в определенных случаях об оформлении иных документов - согласия работника на командировку, уведомления об отказе от служебной поездки и пр., - а также храните документы в установленном порядке.К омандировки - неизбежная часть рабочего процесса многих организаций. Причем заняты в нем не только непосредственно командируемый сотрудник, но и кадровая служба. Правильное оформление всех необходимых документов может вызвать немало трудностей. Разберемся, какие документы и в каких случаях необходимо оформить при командировке и как правильно это сделать.
Основная работа по подготовке документов ложится на кадровую службу. Но прежде чем перейти к оформлению документов, надо ответить на ряд вопросов. Что считать командировкой? Кого можно направлять в командировку, а кого - нельзя? Какова максимальная продолжительность командировки и др.? Но обо всем по порядку.
Что такое командировка?
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Местом постоянной работы можно считать подразделение, в котором работает сотрудник. Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис (или наоборот), это тоже следует считать командировкой.
Работа некоторых сотрудников (водители, экспедиторы, курьеры) постоянно протекает в пути или носит разъездной характер. Поездки таких работников командировками не считаются. Однако это вовсе не означает, что им можно не возмещать расходы, связанные со служебными поездками. Напротив, ст. 168.1 ТК РФ устанавливает, что таким работникам возмещаются:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Перечень работ, профессий, должностей таких работников устанавливают коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Кого отправить в командировку?
В командировку можно направить только работника, с которым заключен трудовой договор. Такой вывод следует из определения служебной командировки.
К сведению
Свернуть Показать
На практике «в командировку» отправляют и сотрудников, работающих по гражданско-правому договору, и даже лиц, которые не состоят с компаниями в официальных отношениях (например, сотрудников «дружественной» организации или работающих неофициально). В таком случае документы на поездку не оформляются. Однако компенсировать «командируемому» его затраты и при этом учесть их в расходах компании все же можно. Для этого, во-первых, условие о компенсации должно быть обозначено в договоре с таким работником, а во-вторых, расходы должны быть документально подтверждены и непосредственно связаны с выполненными работами (оказанными услугами).
Это важное, но далеко не единственное ограничение. В ТК РФ перечислены лица, которых нельзя отправить в командировку ни при каких обстоятельствах. К ним относятся:
- беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);
- сотрудники, работающие по ученическому договору, если командировка не связана с их ученичеством (ст. 203 ТК РФ);
- несовершеннолетние работники (ст. 268 ТК РФ). Исключением являются творческие работники СМИ, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также спортсмены).
Кроме того, трудовое законодательство установило категории работников, направить которых в командировку можно лишь с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями и что они письменно уведомлены о праве отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ). К ним относятся:
- женщины, имеющие ребенка до трех лет;
- матери (отцы) воспитывающие без супруга (супруги) ребенка до пяти лет;
- работники, имеющие детей-инвалидов;
- работники, которые ухаживают за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.
Срок командировки
В соответствии с п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.11.2008 № 749) продолжительность пребывания в командировке определяет работодатель. При этом он должен учитывать объем, сложность и другие особенности служебного поручения.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.
Ни минимальный, ни максимальный сроки служебной командировки не установлены. Поэтому она может продолжаться от одного дня до месяца и даже более.
Оформление командировки
При направлении в командировку нужно оформить:
- служебное задание (форма № Т-10а);
- приказ о направлении сотрудника в командировку (по форме № Т-9 или Т-9а);
- командировочное удостоверение (форма № Т-10).
Эти документы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Служебное задание , как правило, оформляет непосредственный руководитель командируемого. В нем указываются:
- информация о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и должность);
- место командировки (государство, город и название компании);
- срок командировки (в т.ч. даты начала и окончания командировки);
- наименование организации, которая оплачивает расходы работника во время командировки;
- основание для командирования.
На документе должны стоять подписи сразу трех лиц: руководителя структурного подразделения, руководителя организации, командируемого работника. Забегая вперед, скажем, что по возвращении из командировки на том же бланке служебного задания составляется краткий отчет о выполнении задания. Делает это, как правило, сам сотрудник, а руководитель структурного подразделения утверждает отчет.
Рассмотрим заполнение формы № Т-10а на примере.
Свернуть Показать
ЗАО «Актив» (г. Брянск) в декабре 2011 года направило менеджера отдела продаж Кошелеву Ю.А. в служебную командировку для проведения переговоров и заключения договора о продаже партии готовой продукции ООО «Пассив» (г. Москва). Срок командировки - 5 рабочих дней.
Во время командировки Кошелева Ю.А. подписала с ООО «Пассив» договор № 111-КП/2011. Служебное задание о направлении будет заполнено следующим образом:
Заполненное служебное задание (разумеется, без информации о выполнении задания) передается в кадровую службу, и кадровик проверяет правильность заполнения документа.
Служебное задание необходимо хранить в архиве не менее пяти лет, а при долгосрочных служебных командировках - 10 лет (п. 669 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
К сведению
Свернуть Показать
Понятие «долгосрочная командировка» ни в одном нормативном акте не закреплено.
Вместе с тем если работник отправляется в командировку на срок более месяца, то налоговая инспекция может поставить вопрос об образовании по месту командирования стационарного рабочего места (ст. 11 НК РФ). Для определения долгосрочности командировки можно также обратиться к инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62. Пункт 4 документа устанавливает, что срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Несмотря на то, что эта норма уже не действует (противоречит п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки), ее все же можно использовать для определения длительности командировки.
Таким образом, долгосрочной точно следует считать командировку продолжительностью более 40 дней. Для подстраховки в течение 10 лет лучше хранить задание на командировку, срок которой превышает месяц.
На основе служебного задания кадровая служба готовит приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку.
Для приказа (распоряжения) о направлении в командировку предусмотрены две формы: № Т-9 и Т-9а. Первую используют при командировании одного работника, вторую - при командировании нескольких.
В документе следует отразить:
- информацию о сотруднике (фамилию, имя, отчество, профессию (должность));
- название структурного подразделения, где он работает;
- цель, время и место командировки;
- источник оплаты командировочных расходов (за счет фирмы, направившей сотрудника в командировку, или за счет принимающей стороны).
Подписывает приказ руководитель фирмы. Командируемые сотрудники должны ознакомиться с документом и расписаться в нем.
Приказ оформляют в одном экземпляре. Его, так же как и служебное задание, хранят не менее пяти лет.
Вернемся к нашему примеру и на основании его данных приведем заполненную форму № Т-9.
Свернуть Показать
Помимо приказа (распоряжения) о направлении в командировку кадровая служба должна оформить командировочное удостоверение (форма № Т-10). Этот документ выписывается в одном экземпляре и удостоверяет время пребывания в командировке. В нем фиксируются и заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью время прибытия в пункт назначения и время убытия из него. На основании командировочного удостоверения бухгалтерия выплачивает работнику суточные.
Вернемся к нашему примеру и на основании содержащихся в нем данных приведем заполненную форму № Т-10.
Свернуть Показать
Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из компаний, в которые он командирован (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
К сведению
Свернуть Показать
Командировочное удостоверение не оформляется в следующих случаях:
- если сотрудник отправляется в загранкомандировку. В такой ситуации срок пребывания работника в командировке можно установить по отметкам в загранпаспорте. Исключение составляют командировки в те страны СНГ, при пересечении границ которых такие отметки не делаются (п. 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
- если работник должен вернуться из командировки в место постоянной работы в тот же день (п. 2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»).
Хранятся командировочные удостоверения в течение пяти лет после возвращения из командировки, а при командировании в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностей - в течение 75 лет (п. 668 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).
Журналы учета
Всех работников, которых компания отправляет в командировки, необходимо регистрировать в специальном журнале. Он утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы». Вернемся к условиям примера и заполним журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия).
Свернуть Показать
Отдельный журнал нужно завести для регистрации работников, которые прибыли в командировку из других организаций. Его форма приведена в том же приказе Минздравсоцразвития России. В журнале прибытия содержится следующая информация:
- фамилия, имя и отчество работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован;
- наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение;
- дата прибытия и дата выбытия.
Как правило, журналы выбытия и прибытия ведет конкретный работник кадровой службы. Такого сотрудника назначает работодатель (или уполномоченное им лицо) своим приказом (распоряжением). Тот же работник должен отвечать и за внесение отметок в командировочные удостоверения (п. 5 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы).
Хранят журналы в течение пяти лет со дня их оформления.
Командировка - это не праздная поездка, а путешествие, вызванное производственной либо служебной необходимостью. Следовательно, сотрудники должны понимать поставленные перед ними цели и успешно выполнить все задания. Кроме этого, компенсация расходов на транспорт и проживание требует подготовки отчётов. Уметь составлять их должен каждый человек, в должностные обязанности которого входят командировки.
Что значит служебная командировка
Работодатель даёт задание направить сотрудника выполнить поручение в каком-либо отличном от рабочего месте в течение некоторого срока, а работник отправляется выполнять поручение - это точное описание служебной командировки. То есть такая служебная поездка подразумевает, что сотрудник в течение заданного срока будет выполнять какое-то вполне определённое задание вне своего рабочего места. Рабочим местом при этом считается то подразделение (филиал, офис), где сотрудник компании ежедневно выполняет свои должностные обязанности.
Если обязанности работника осуществляются в разъездах, то командировкой они не считаются. И также не является служебной командировкой поездка к месту работы вахтовым методом. А вот направление сотрудника выполнить свои обязанности в филиал компании или подразделение в другом городе будет служебной командировкой. И для работающих дистанционно вне рабочего места работодателя сотрудников (Письмо Минтруда России от 09.06.2017 № 14–2/ООГ-4733), а также надомников, выполняющих свою работу на дому, поездка в головной офис является служебной командировкой.
Дистанционная работа выполняется в месте, отличном от организации работодателя. А надомная работа выполняется в рамках трудовых отношений на дому, то есть, как и для выполняемой дистанционно, рабочее место и головной офис не совпадают.
Консультант плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=PKV;n=189;dst=100042#0
Отправка сотрудника на учёбу от предприятия также является командировкой.
Важно, чтобы работодатель письменно распорядился об отправке сотрудника в командировку. Для этого обычно издаётся приказ или распоряжение. Не менее важно, чтобы отношения работника и компании были официально оформлены, то есть сотрудник был именно трудоустроен, а не трудился в рамках, например, договора подряда. Как долго работник будет пребывать в командировке, и что именно он там будет делать - зависит от содержания задания на поездку.
Служебная командировка отличается от служебной поездки своими целями. Командировка предполагает решение сотрудником рабочих вопросов в месте, отличном от постоянного места работы. Например, требуется заключить договор с организацией, которая находится в другом городе. Или работник направляется для выполнения ремонтных работ оборудования заказчика или консалтинговых услуг сторонней компании. И если сотрудник направляется в филиал организации для выполнения своих должностных обязанностей - это тоже служебная командировка.
Служебная поездка же предусматривает выполнение должностных обязанностей сотрудником в процессе разъездов. Например, сопровождение груза в пути следования, выполнение рейса на маршрутном автобусе - это служебные поездки.
Для штатного водителя поездка в другой город будет считаться служебной поездкой, а для пассажира - командировкой
Что гарантирует закон о труде
Направляя коллегу в командировку, компания гарантирует, что за ним сохранится занимаемая должность и зарплата. В период командировки работнику выплачивается средний заработок.
Сотруднику, отправляемому в командировку, оплатят проезд к месту назначения, компенсируют плату за проживание и возместят все расходы по проживанию вне дома (суточные), а также другие разрешённые руководством расходы (услуги связи, например). В течение всего срока командирования и времени в пути (и вынужденные задержки) за работником сохраняется средний заработок по графику, установленному на постоянном месте работы. Выход на работу в выходные и праздничные дни во время командировки оплачивается по законодательству.
Кого отправим в командировку
Оформляя командирование, следует проверить саму возможность отправки конкретного должностного лица. Действительно, отправлять беременных женщин и лиц моложе 18 лет вы не можете, даже если работники с этим согласны. Правда, к людям творческих профессий и спортсменам (даже если они моложе 18 лет) это ограничение не относится.
- женщины с детьми до 3 лет,
- женщины с медицинскими запретами на командировки,
- родители, в одиночку воспитывающие ребёнка в возрасте до 5 лет,
- иностранные работники,
- инвалиды с медицинскими запретами на командировки.
Можно ли отказаться от командировки
Те работники, которых возможно командировать с их согласия, могут легко отказаться от поездки, составив служебную записку (в произвольной форме на имя руководителя). Всех остальных сотрудников можно направлять, не интересуясь их желанием.
Если есть производственная необходимость, любого работника без учёта согласия можно отправить в командировку. С другой стороны, в компании может действовать внутреннее положение о командировках, в котором нужно чётко описать ситуации, когда и при каких обстоятельствах сотрудник может отказаться от командировки.
Некоторых работников можно направлять в командировку только с их письменного согласия, остальные обязаны подчиниться соответствующему приказу руководства
Как рассчитать срок командировки
Длительность командировки определяется поставленными руководством задачами, какие бы то ни было рекомендации по определению сроков командировки отсутствуют. Определить её необходимо, чтобы рассчитать сумму, выдаваемую командируемому специалисту. Командировка, кстати, может длиться и один день.
Время на дорогу засчитывается в общий срок, но есть пара тонкостей в расчёте общей длительности. Временем выезда считается время выезда транспорта, а время прибытия - время приезда транспорта в место назначения. То есть если поезд отправляется 31 января в 23:35, то в срок командировки включается весь день 31 января.
Рейс из аэропорта отправляется 31 января в 0:10, аэропорт находится за чертой города. Началом командировки будет 30 января, хотя в билете стоит дата 31.01, так как сотруднику ещё требуется добраться до аэропорта.
Как оформить командировку
Итак, отправляя сотрудника в командировку нужно сначала убедиться, что его можно туда отправить: проверяем наличие ограничений и запретов, если необходимо, получаем согласие на командировку. Далее рассчитываем срок командировки, тут чётких рекомендаций нет, зато есть здравый смысл у начальников, им и пользуемся.
Следующим этапом оформляется приказ о направлении в командировку, потом задание, которое предстоит выполнить командируемому, а также командировочное удостоверение. По окончании поездки работник должен представить отчёт.
Стоит отметить, что командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по итогу в 2018 году отменены (Постановление Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было подкорректировано законодателями ещё в 2014 году, а поправки вступили в силу с января 2015 года). Однако использование этих документов не запрещено.
Указание работодателя об отправке сотрудника в командировку
Нормативные документы не ограничивают работодателя в формулировках его письменного распоряжения, стало быть, приказ может писаться в свободной форме. Важно, чтобы в тексте приказа были явно записаны:
- наименование работодателя,
- фамилия имя и отчество командируемого,
- цель, место, сроки командировки.
Подписывает приказ руководитель организации или лицо, уполномоченное отправлять в командировки. Если отправляется работник на своём личном или другом определённом транспорте, это следует отразить в приказе. После подписания и издания приказа командируемого необходимо ознакомить с ним под расписку.
Приказ о направлении в командировку подписывается уполномоченным отправлять в командировки
Служебное задание оформляется, если это необходимо. В задании прописывается, что конкретно нужно сделать (изучить станок, обучить персонал) и содержание отчёта. С заданием сотрудник также знакомится под подпись.
В служебном задании прописывается, кто направляется, куда направляется, на какой срок и с какой целью
Выдача денежных средств
Отправляемому сотруднику компенсируется поездка в пункт назначения, наём жилья и проживание на весь срок.
Расходы на проживание во время командировки называются суточными. Их величина зависит от длительности поездки и фактических трат. НК РФ определяет предельный размер суточных для командировок по России в 700 рублей, за рубеж - 2500 рублей. Расчёт суточных может сделать бухгалтер или командируемый сотрудник. Смету подписывает главный бухгалтер и руководитель, после чего работнику выплачивается аванс.
Оплачиваются траты на поездку к месту командирования, на перемещение между населёнными пунктами, если это является целью поездки, на выписку проездных документов. И также оплачиваются траты на жильё, если бесплатно оно не предоставляется. Компенсируется оплата жилья и в случае вынужденной задержки в пути.
Если командировка однодневная, то жильё не требуется и деньги на это не выделяются, а вот если пришлось задержаться по уважительным причинам, тогда эти затраты компенсируются.
Возможны и другие траты, например, на услуги связи, получение заграничного паспорта и визы. Подтверждаются траты документально - билетами, квитанциями об оплате.
Учёт рабочего времени командируемого
Рабочее время сотрудника учитывается в табеле по форме Т-13: отработанные часы в дни командировки не проставляются, а отмечается код К. Заполняется форма на основании приказа о командировании работника.
Табель учёта рабочего времени отражает трудозатраты командируемых работников
Авансовый отчёт как окончание командировки
После возвращения (в ближайшие три дня) сотрудник сдаёт в бухгалтерию авансовый отчёт о расходах. Можно использовать форму АО-1, если только речь идёт не о государственном учреждении. К отчёту прикладываются:
- проездные билеты;
- квитанции об оплате услуг по найму жилья;
- кассовые чеки и прочее.
Если жильё принимающая сторона не предоставляла и работник сам решал этот вопрос, то в качестве подтверждения затрат может быть приложен также договор аренды жилья и расписки о получении платы за проживание.
Видео: нюансы учёта командировочных расходов
Возврат неиспользованных средств в кассу или компенсация перерасхода
По авансовому отчёту станет ясно, требуется работнику доплатить невыплаченную в виде аванса и истраченную сумму или работник должен вернуть неизрасходованный аванс. Если выданная сумма не полностью потрачена, то в течение определённого времени работник возвращает деньги. Если через месяц после окончания этого срока сумма не будет возвращена, то руководитель имеет право высчитать её из зарплаты работника.
Примеры документального оформления командировки
Командирование сотрудников сопровождается оформлением целого списка документов начиная от приказа о направлении, который, кстати, хранится 75 лет, до авансового отчёта. Покажем примеры заполнения некоторых наиболее важных документов.
Журнал регистрации командировок позволяет систематизировать информацию обо всех поездках. Стандартной формы для него нет, в качестве примера можно использовать документ, форма которого приведена ниже.
В журнале фиксируются фамилии сотрудников, дата поездки, организация и город назначения
Если организация регулярно отправляет своих сотрудников выполнять трудовые задачи в иные рабочие места, то имеет смысл формировать график командировок.
План командировок заполняется при частых командировках, позволяет вести учёт цели командировок
На предприятиях с частыми командировками актуальна разработка положения о командировках. В нём имеет смысл прописать все нюансы отправки сотрудников в командировки, а также указать, при каких обстоятельствах можно отказаться от поездки, какие дополнительные расходы компенсируются и в каком виде следует готовить отчёт.
Видео: оформление командировки
Особенности оформления отдельных видов командировок
Если отправлять сотрудника в командировку за пределы России, то ему необходимо выплачивать суточные, покрывать траты, связанные с оформлением заграничного паспорта и получением визы. Если поездка однодневная, то в ограниченном размере компенсируется плата за жильё.
Командировка в районы Крайнего Севера ничем не отличается от командировки в пределах страны. Сотруднику полагаются те же гарантии, применяется тот же порядок расчёта сроков командировки и оплаты суточных.
Командировка сотрудника, работающего по совместительству, выполняется в описанном выше порядке. Во второй организации отсутствие на рабочем месте оформляется отпуском за свой счёт.
Командировка на личном транспорте
Проезд к месту командирования на личном транспорте должен быть письменно разрешён руководством организации. Этот момент обычно фиксируется в приказе. Так как проезд выполнен на личном транспорте, то для компенсации расходов на ГСМ и ремонт после возвращения необходимо сдать в бухгалтерскую службу служебную записку. В ней сотрудник указывает период пребывания в пункте назначения, сюда прикладываются путевой или маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и прочие документы, подтверждающие маршрут.
Если был взят больничный в командировке
Если в течение командировки был оформлен больничный лист, то на время болезни выплачивается пособие по нетрудоспособности, компенсируется оплата жилья (если сотрудник не находился на стационарном лечении), а также суточные.
Можно ли продлить или отменить командировку
Командировку можно продлить, для этого издаётся приказ о продлении с указанием даты окончания командировки. Его отправляют сотруднику в место командирования для ознакомления. С приказом о продлении командировки работника необходимо ознакомить под подпись, это можно сделать после его возвращения. Следует учесть при продлении срока, что увеличить время пребывания в командировке для некоторых категорий работников можно исключительно с их письменного согласия. Это те самые работники, отправлять которых можно с их письменного разрешения.
Командировку можно отменить раньше срока, это также оформляется в виде приказа.
Командировка может длиться один день или несколько месяцев. Её длительность можно увеличить или, наоборот, сократить. Во время отсутствия сотрудника за ним сохраняется его должность и зарплата. Если во время командировки человек берёт больничный, то за этот период ему выплачивают пособие по нетрудоспособности и компенсируют все траты.
